Étkezési Díj Számlázó

Havi Étkezési Díjak nyilvántartása (HÉDI)
(Előjegyzés - számlázás - pénzügyi elszámolás)
A program általános ismertetése
A program az étkezési díjakkal kapcsolatos ügyviteli tevékenységek teljeskörű, hatékony gépesítését valósítja meg. E feladatokra optimalizált célszoftver. Ezen belül alkalmazható bármelyik intézmény vagy vállalkozás egymástól eltérő ügyviteli rendszerében.

A szoftver jellemzői :

Teljeskörű:

Nyilvántartja az étkezők személyi adatait
Nyilvántartja az étkezők előjegyzett, tényleges és számlázott étkezéseit nap - étkezés (regg. tízórai, ebéd, uzsonna, vacsora ) bontásban
Jelentés (igénylés) előállítás a konyha részére. Előjegyzett, tényleges, számlázott étkezések
Pro forma számlázás lehetősége a tényleges (valódi) számlázás előtt
A törvényeknek és rendeleteknek megfelelő, az étkezőt részletesen tájékoztató számla előállítása egy lapra 2 példányban
Kifizetések nyilvántartása. Az étkező által fizetendő és az étkező helyett más által fizetendő összegekre vonatkozóan is
Számla, Áfa és a pénzforgalom analítikus nyilvántartása
Főkönyvi feladások a számlázott, kifizetett és Áfa tételekről
Tételes és összegzett statisztikák
Étkező karton vezetése az étkező összes számlájának és kifizetéseinek felsorolásával, aktuális egyenleg számítással

Rugalmas:

Az étkező bármikor (hó közben is) beléptethető, szüneteltethető, kiiktatható
Az étkezők szervezeti egységekre és/vagy státuszokba és/vagy évfolyamokba csoportosíthatók (pld.: iskola, kollégium, tanár - diák - fizikai)
Szervezeti egység - státusz szerint eltérő díj , áfa tartalom, étkezés menü lehet
Korlátlan számú kedvezmény (támogatás) féleség lehet, amelyek megadhatók % -ban, Ft/nap, Ft/hó összegben
Egy étkező több féle kedvezményben is részesülhet.Törvények által járó és külső támogatók által (pld. alapítványok) átvállalt
Az étkező bármilyen fizetési móddal fizethet
Az étkezések gyakorisága (melyik napokon) és félesége (reggeli, tízórai, ebéd, stb.) akár személyenként és naponta is eltérő lehet (pld.: délelőtti és délutáni heti váltások, vagy 3 műszakos dolgozók )
Az előjegyzés bármilyen időszakra szakaszolható,folyamatosan aktualizálható, pro forma számlával írásban rögzíthető. Ez a tényleges étkezések nyilvántartására is igaz
Számlázás előtt pro forma (mint ha, de nem az) számla készíthető (ellenőrzés, tájékoztatás, írásba foglalás, stb, céljából)
A számla készülhet előre az előjegyzett vagy utólag a tényleges étkezések alapján, egyedi vagy csoportos előállítással, ezek bármilyen kombinációjában, szervezeti egység - státusz szerint eltérő módon. Pld.: tanulók részére előjegyzés alapján csoportosan, a tanárok részére tényleges alapján egyedi, a fizikai dolgozók részére tényleges csoportos, stb . Akár havonta is eltérő módon
Egy étkezési hónapban egy étkezőre egy elsődleges számla készül, de minden számla helyesbíthető vagy stornózható, akár többször is
A túlfizetés visszafizethető vagy kompenzálható más számlákkal
A felhasználó dönthet arról, hogy az átvállalt (más által fizetendő) összegek kifizetését (étkezőnként - számlánként) tételesen nyilvántartja vagy sem a programban
A program a számla teljesítési EV/hó és a kifizetési EV/hó szerint is kimutatja az áfát (teljesítés ill. pénzforgalom szerinti áfa kötelezettség)
A lekérdező műveletben (táblázatok előállítása) az adatbázis tartalmát nem változtatja a program, ezért azok bármilyen gyakorisággal végrehajthatók
A táblázatok előállítása során a felhasználó un. Kiválasztási feltételeket adhat meg,azaz szelektálhat az adatbázisból figyelembeveendő adatokra vonatkozóan
A táblázatok választhatóan képernyőre és/vagy nyomtatóra írhatók
A program teljes 'kapacitása' fokozatosan is igénybe vehető . Például :

1. ütem : Igénylések a konyha részére
2. ütem : Pro forma számlák előállítása
3. ütem : Számlázás
4. ütem : Kifizetések nyilvántartása

Hatékony:

Az állandó és viszonylag állandó adatokat törzsadatként tárolja, azokat csak egyszer kell berögzíteni illetve változáskor módosítani
A változó adatoknál a kivételek rögzítésének elvén működik. Ez azt jelenti, hogy a legmunkaigényesebb feladatot jelentő Személyenkénti étkezések (előjegyzett, tény, számlázott) nyilvántartása (rögzítése) során a program elővezeti az étkező várható étkezéseit és csak az eltérést kell jelölni a programban. Pld.: Ha egy adott hónapban minden étkező minden étkezési napon a szokott étkezései szerint étkezik, akkor a felhasználónak semmi teendője,csak a számlázást kell indítania függetlenül attól, hogy előjegyzett vagy tény alapján számláz
Csak alapadatokat kell rögzíteni, minden számítható adatot a program állít elő
A költséges nyomtatóra írás minimalizálható azáltal, hogy a táblák csak képernyőre is írathatók
A program a rögzített és számított adatokat véglegesen megőrzi, adatbázisából bármilyen időszakra visszamenőlegesen is kérhető kimutatás, számlamásolat
Nagytömegű (csoportos) számla nyomtatása szakaszolható. Használhatatlan számlák (nem olvasható, begyűrt, stb.) másolatok lekérésével pótolhatók
A főkönyvi könyveléshez és ÁFA bevallás elkészítéséhez összegzett feladást készít

Törvényesség:

A program mint analítikus ügyviteli rendszer megfelel a törvények ( Számviteli, ÁFA ) által előírtaknak
A számlakészítés a 34./1999. ( XII. 26.) PM rendelettel módosított 24./1995. ( XI. 22. ) PM rendeletnek megfelelően működik
Számlát törölni nem lehet csak stornózni vagy helyesbíteni, amelyek új, sorszámozott bizonylatok (stornó vagy helyesbítő számlák ).

Biztonság:

Programozott védelem az illetéktelen használat ellen. Csak jelszó megadásával működik
Programozott adatbázis mentés, visszatöltés műveletek amelyeket a felhasználó bármilyen gyakorisággal végrehajthat
Programozott adatbázis ellenőrzés, amelyeket a program a tételek logikai ellenőrzésével hajt végre (sérülés, eltűnés, szabálytalan változtatás, stb. feltárása )
Nem számlázott étkezők kimutatása bármilyen gyakorisággal
Részletes számla tartalom, amely önmagában is lehetővé teszi a számlázott értékek ellenőrzését mind az üzemeltető mind az étkező (fizető) részére (díj, kedvezmények, étkezési napok és étkezések, adóalap, adó, fizetendő, étkező aktuális egyenlege, stb.)
Nagytömegű (csoportos) számla nyomtatása előtt a számlák képernyőn ellenőrizhetők, Szükség esetén 'visszatöltés' után, veszteség nélküli újra számlázás lehetősége

Korszerűség:

Korszerű operációs rendszerre korszerű programnyelven készült (Windows, DELPHI).
Helyi és hálózati üzemmódban is üzemeltethető. Hálózati üzemmódban osztott egyidejű hozzáférést tesz lehetővé.
On - line, interaktív. Azaz a rögzített adatok, változások azonnal ellenőrzésre, feldolgozásra kerülnek illetve 'párbeszédesen' működik.
Használat közben a felhasználót segítő tájékoztató ( HELP ) jeleníthető meg a képernyőn. F1 billentyű lenyomására az aktuális művelethez tartozó szöveges leírás jelenik meg.

Üzemeltetési feltételek

Windows 95 vagy ettől fölfelé ( 98, 2000, NT, XP )
Lapra író nyomtató ( tintasugaras vagy lézer ). Mátrix ( leporellóra is író ) nyomtatóra is ír, de ezeken nagyon lassú a grafikusan történő nyomtatás miatt.
Szabad hely a Winchesteren minimum 50 Mbyte.
Minimum 64 Mbyte memória ( RAM ).
Floppy meghajtó a mentés - visszatöltés műveletekhez.
CD olvasó a program betöltéséhez.
Szünetmentes áramforrás ( biztonsági okokból ).